Privacy Policy

De Stichting Avondvierdaagse Voorschoten hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Stichting Avondvierdaagse Voorschoten houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Avondvierdaagse Voorschoten zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van de Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Deelnemers

Persoonsgegevens van deelnemers, klanten of leveranciers worden door Stichting Avondvierdaagse Voorschoten verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het goed en veilig laten verlopen van het evenement;
  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over het evenement;
  • Uitnodigingen voor toekomstige evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Deelname aan de Avondvierdaagse Voorschoten;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Avondvierdaagse Voorschoten de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Aantal malen deelname aan het evenement;
  • De school waarmee je deelneemt en de groep/klas waarin je zit;
  • De afstand die je gaat lopen;
  • Contactgegevens in geval van nood.

Je persoonsgegevens worden door Stichting Avondvierdaagse Voorschoten opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de duur van maximaal 6 jaar vanaf de laatste deelname aan het evenement en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers

Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden door Stichting Avondvierdaagse Voorschoten verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de vrijwilligerswerkzaamheden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De vrijwilligersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Avondvierdaagse Voorschoten de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;

Je persoonsgegevens worden door Stichting Avondvierdaagse Voorschoten opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men vrijwilliger is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de website;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Het verzorgen van faciliteiten rondom het evenement.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Door inschrijving voor het evenement, door deel te nemen, bij te dragen of op andere manier bij het evenement betrokken te zijn ga je akkoord met deze Privacy Policy.
Startkaarten voor deelnemers die samen met hun school of groep lopen worden verspreid via de school of groep. Je gaat er derhalve mee akkoord dat wij de verspreiding hiervan uit handen geven aan jouw school of groep.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Stichting Avondvierdaagse Voorschoten bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Stichting Avondvierdaagse Voorschoten van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Stichting Avondvierdaagse Voorschoten
Leidseweg 144
2251LJ Voorschoten
info@a4dvoorschoten.nl